OK차트 백업 설정하기 & 관리 방법 안내

1. 백업 저장장비 및 보관장소

전자의무기록의 관리·보존에 필요한 시설과 장비에 관한 기준 제5조(전자의무기록의 백업 저장장비)의 일부 내용

① 백업 저장장비는 USB, 외장하드, NAS, 자기테이프 등의 스토리지 장치 뿐만 아니라 DR(Disaster Recovery) 센터 또는 클라우드컴퓨팅의 스토리지 서비스 등을 활용할 수 있다.

- 개인 클라우드 저장소 서비스(네이버 MYBOX, MS One Drive, Apple iCloud 등)는 포함되지 않는다.

② 백업의 주기는 일·주·월 단위 백업이 가능하며, 자료규모·운영여건 등을 고려하여 적정 주기를 기관에서 선택하고, 「개인정보보호법」 제29조에 따른 내부관리계획에 반영하여 운영하여야 한다.

- 하나의 PC에 별도의 백업용 하드디스크로 저장하는 경우, 상시적으로 삽입된 USB에 저장하는 경우 등은 독립된 저장장치로 볼 수 없다.

③ 보조저장매체 등 백업 저장장치를 시건장치가 있는 서랍, 캐비넷 또는 별도 공간에 보관하여야 한다.

- 의료기관의 출입문 잠금장치만으로 해당 기준을 충족한다고 보기 어렵다.

2. 메인 서버 컴퓨터의 OK관리툴에서 백업 경로 설정하기

- 백업은 진료 시작한 첫날부터 오늘 현재 백업 시점까지의 모든 진료기록을 누적하여 백업

① 1차 백업 폴더는 C드라이브와 완전히 분리된 다른 드라이브 또는 외장하드 등 장치로 설정

② 2차 백업 폴더는 외장하드 등 장치로 설정 

③ 한의원 운영에 맞게 예약백업스케줄 설정 활용 권장

④ 백업 저장장치에 저장된 백업 파일은 삭제하지 말고 그대로 보관, 이후 저장장치의 공간이 부족한 경우 새로 구입해서 사용

⑤ 예약백업이 완료된 후 외장하드 등은 시건장치가 있는 별도 공간에 보관 

3. 원장실 프로그램을 종료할 때 아래와 같이 'OK차트 백업 경고(매우 중요)' 팝업이 보일 경우

① 백업이 안 되고 있음을 경고하는 것이므로 절대 무시하지 말고 반드시 OK관리툴에서 수동으로 백업 진행

② 한의원에서 처리하지 못할 경우 당사 (주)한메디로 반드시 연락 요망

4. 메인 서버 컴퓨터에서 문제가 발생할 경우

① 메인 서버 컴퓨터를 포맷하기 전에는 반드시 (주)한메디로 연락하여 백업파일 안내를 받기를 권장

② 컴퓨터의 바이러스 감염, 안내 없이 A/S를 진행하며 발생하는 문제 등은 전적으로 해당 컴퓨터 사용자의 책임

참고사항 1

① 메인 서버 컴퓨터의 하드디스크(or SSD) 및 백업용 외장하드는 4년~5년 교체 주기로 운용하기를 권장

② 당사 (주)한메디는 사용자가 안내 없이 발생시킨 일련의 컴퓨터 관련 사고에 대하여 귀책 사유가 없음을 공지함 

 

 

 

참고사항 2

전자의무기록 프로그램의 백업 관리(의료법 22조 2항) 

① '진료기록부 등 전자의무기록이 추가기재·수정된 경우 원본을 모두 보존해야 한다.'

- 의료분쟁이 발생한 경우 의료행위의 변화 과정을 보다 면밀히 살펴보기 위해 도입

② 추가기재·수정된 경우에, 이 사실이 날짜별로 발생할 수 있으므로 원본의 사실 여부를 판별할 시에는 날짜별 백업본과 대조

- 전자의무기록 프로그램을 사용하는 경우 수정 전후 및 추가기재 내용을 모두 백업해둬야 함

- 수기 장부의 경우 수정 전과 수정 후 원본을 갖고 있어야 함